Verkoopfacturen

Inleiding

Cafca Cloud Software voorziet een handige module om facturen te maken.

Een factuur kan in feite al opgesteld worden, zonder veel voorafgaande instellingen of gevulde bestanden. Het is bovendien een prima oefening en... één van de belangrijkste processen van elke onderneming. Zonder facturen, geen omzet, geen inkomsten, etc.

We starten deze handleiding eerst met een gemakkelijke factuur waarvoor u niets hoeft voor te bereiden.

Aan de slag ermee!

De facturentabel

Wanneer u Verkoopfacturen in de module Projecten opent (voorheen DigaCommerce), ziet u een tabel met willekeurige kolommen.

We starten met een relevante tabel op te stellen, uiteraard nog steeds door u zelf in te richten met kolommen en posities zoals u zelf wenst.

Klik met de rechtermuistoets op eender welke kolom en selecteer "Toon kolominstellingen".

Ga naar de tab \<Kolomkiezer>. U ziet dan alle kolommen met daarnaast een uit/aan symbool. Om te beginnen vink dezelfde kolomnamen aan die u ziet in bovenstaande tabel en bepaalde kolommen die voor u belangrijk zijn. U kan hiermee eindeloos experimenteren.

Dit scherm afsluiten om naar de tabel terug te keren met alleen nog de uitgestreepte kolomnamen die u kan slepen.

De kolom "Datum" naar de ruimte boven de tabel slepen. Hiermee worden alle facturen per Datum gegroepeerd. U kan de techniek "groeperen" met meerdere kolommen toepassen.

U kan de groepering ongedaan maken door de kolomhoofd naar zijn plaats in de tabel terug te slepen.

Een andere manier van (de-)groeperen: gebruik de Rechtermuistoets op het kolomhoofd en "Groepering opheffen" of "Deze kolom groeperen" kiezen.

Een factuur opstellen op eenvoudigste wijze

We gaan ervan uit dat de "Start wizard" onder Kennis (menubalk) uitgevoerd werd.

Check ook dit:

In de menubalk ga naar Instellingen, Bedrijf, \<Standaard> waar dit minstens is ingevuld.

Ga vervolgens een paar tabs verder naar rechts, namelijk \<Doc. Nummers> en verander de beginnummer van de factuur indien u dit noodzakelijk vindt. Dan checken we of een paar hulptabellen voldoende zijn ingevuld: In de menubalk ga naar Instellingen, Hulptabellen.

Klap de tabellen open met het pijltje naast "Hulptabellen" en tik "eenheden" in. Stel een lijst van eenheden op zoals hieronder of naar eigen believen.

Eenheden

Doe hetzelfde met "Status facturatie"

U kan ook meteen een kleur per status kiezen.

Keer terug naar Verkoopfacturen onder module Projecten (voorheen DigaCommerce) en gebruik de groene + knop om een nieuwe factuur te maken. Een scherm opent zich om allerlei factuurgegevens in te vullen. Stel dat u een creditnota wenst te maken, kan u dit aanvinken rechts naast de factuurnummer.

In dit factuurscherm worden allerlei basisgegevens ingevuld.

(In een ander scherm komen de factuurlijnen)

Tab \<Algemeen>

U ziet aan de hand van dit schermvoorbeeld dat niet alle velden moeten ingevuld zijn.

Beperk u in eerste instantie tot de basisgegevens die u belangrijk vindt. Indien later blijkt dat u meer uit een factuur wil halen, kan u kijken wat er dan voorzien is.

Factuurnummer	Een volgnummer gebaseerd op de vorige factuur. Zelf instellen? In hoofdmenu onder Instellingen, Bedrijf, Doc.nummers.
CN	Een vinkje plaatsen indien u een creditnota wenst op te stellen. Worden apart genummerd. Ook in te stellen onder Instellingen van de hoofdmenu, Bedrijf, Doc.nummers.
Onze en Uw referentie	Handig om ergens naar te verwijzen.
Datum	Datum van toevoeging maar te wijzigen.
Vervaldatum	Wordt automatisch ingevuld volgens de 'Termijn klant' in de tab \<Standaard> onder Instellingen, Bedrijf (zie vorige pagina). Dit kan overheerst worden door de termijn in een project of factuuradres in een relatie.
Meer	Druk op deze knop voor de verborgen meestal minder belangrijke velden.
Dossier	Niet van toepassing.
Project	Belangrijk om een factuur te linken aan een project voor de nacalculatie van dat project (zie knop 'Project nacalculatie' naast projectlijnen . Bovendien worden dan de Relatiegegevens en andere projectgegevens in de factuur overgenomen.
Installatienaam	Belangrijk om de factuur te linken aan een Installatie voor de verzameling van facturen voor deze installatie te hebben (Zie 'Facturen' bovenaan de tabel 'Installaties')
Brondocument	Is de factuur gemaakt door een doorboeking vanuit een factuur, werkbon of factuurschijf van een project? Dan wordt hier het document vermeld.
Verzenddatum	Op welke datum is de factuur gemaild?
Gebruiker 1	Wordt automatisch ingevuld.
Gebruiker 2	Zelf in te vullen. Iemand die de factuur heeft gecontroleerd of overgenomen.
Activiteit	Keuze onder welke bedrijfsactiviteit deze factuur valt. De lijst is zelf op te stellen in Instellingen, Hulptabellen, Activiteiten (Bv. CV, Ventilatie, Elektriciteit, CV-Ventilatie, CV-airco, HVAC, etc.).
Relatie	Onder Relatie verstaan we "de algemene gegevens van uw klant".
Naam	Druk op + om een Naam, voornaam of bedrijfsnaam in te vullen. Vervolgens bewaren met V-knop rechts! Cafca Software is gelinkt met Google Places om tijdens het invullen van de naam een aantal voorstellen te doen. Dat is zeker gemakkelijk ingeval de naam een bedrijf is, maar ingeval het een particulier is, tikt en bewaart u gewoon. Indien er al relaties in Cafca Software zitten en u wil een bestaande relatie selecteren, hoeft u niet de + te drukken maar gewoon de eerste karakters van de naam intikken om de bestaande relatie te bevestigen.
Aanspreking	Zie eerst rechts ervan en verander eventueel tussen een Bedrijf/Organisatie of Particulier. Afhankelijk hiervan wordt de keuzelijst achter "Aanspreking" aangepast. Aansprekingen kunnen zelf beheerd worden in Hulptabellen (Onder van menubalk).
	De rest van de velden zijn erg logisch. Vul postcode in en de gemeente verschijnt. Vul de gemeente in als u de postcode niet kent en die zal automatisch ingevuld worden.
Relatiegroepen	Voeg één of meerdere relatiegroepen toe. Relatiegroepen kan u beheren onder Stamgegevens in de menubalk. (Prospect, klant HVAC, klant elektriciteit, etc.)
Meer	Vink het juiste kernmerk aan. De "Datum opvolging" kan u als kolom in de factuurtabel plaatsen om een consequente actie aan de factuur te koppelen. In de kolom "Opmerking" kan u de acties en reacties verwoorden.
Werkadres	Het werkadres wordt op de afdruk overgenomen.
Naam	Bijna altijd volstaat het om een kopie van de Relatie te maken met de kopie-knop aan de rechterkant van dit veld en het nodige te wijzigen.
Contact (rechterkant van werkadres)	Indien het werkadres een Bedrijf/organisatie is, dan zijn dit de velden om de gegevens van de contactpersoon (ontvanger van de factuur) te verwerken. Voeg een nieuwe toe met + en bewaar meteen. Met het enkel "mannetje" kan u een contact selecteren die reeds aan de Relatie is gekoppeld. Met het dubbel "mannetje" kan u een contact selecteren die aan een andere relatie zijn gekoppeld. Bijvoorbeeld een syndicus of gebouwenbeheerder.
Contact Taal	Hier wordt standaard de taal ingevuld, zoals die ingesteld is in de bedrijfsinstellingen. Dit kan steeds overheerst wordt met een andere keuze. De taal bepaalt de taal van afdruk, m.a.w. de format van factuur zal in die taal zijn. Artikelen uit de bibliotheek in de factuur zullen in die taal zijn. De taal van het contact overheerst de talen ingevuld in het werkadres en relatie. In het afdrukvoorbeeld kan u ook nog eens een andere taal kiezen.
Meer
Taal	Taal van het werkadres
Verplaatsingstarief	Vast tarief dat gehanteerd zal worden in de werkbon (voorheen DigaBon).
Aftstand	Afstand die per km wordt doorgerekend en zal ook in de werkbon gehanteerd worden.
Rol	Is het werkadres in gebruik door een huurder of eigenaar? Syndicus enkel relevant als het werkadres een gemeenschappelijke ruimte van een gebouw is.
Afdeling	Op welke afdeling werkt het contact?

Factuuradres	Het factuuradres is waar de factuur naar gericht zal worden. Bijna altijd volstaat het om een kopie van de Relatie te maken met de kopie-knop aan de rechterkant van dit veld en het nodige te wijzigen. Zo niet, kan je alles manueel invullen (+) of een reeds gekoppeld factuuradres aan deze relatie selecteren (verrekijker).
Contact (rechterkant van factuuradres)	Indien het factuuradres een Bedrijf/organisatie is, dan zijn dit de velden om de gegevens van de contactpersoon (ontvanger van de factuur) te verwerken. Voeg een nieuwe toe met + en bewaar meteen.
Contact taal	Hier wordt standaard de taal ingevuld, zoals die ingesteld is in de bedrijfsinstellingen. Dit kan steeds overheerst wordt met een andere keuze. De taal bepaalt de taal van afdruk, m.a.w. de format van factuur zal in die taal zijn. Artikelen uit de bibliotheek in de factuur zullen in die taal zijn. De taal van het contact overheerst de talen ingevuld in het werkadres en relatie.
BTW nummer	Indien Particulier werd aangeduid, kan u logischerwijs geen btw-nummer invullen. Er is een controle op de juistheid van de btw nummer.
BTW type	Indien Particulier werd ingevuld, is er geen btw-type Indien er wel een BTW nummer bestaat, kan u de logische keuze maken (Normaal, medecontractant, intracommunautair, ...).
BTW percentage	Afhankelijk van btw-type kan een logische percentage gekozen worden.

Het eerste gedeelte is nu achter de rug. Door dit alles goed in te vullen, heeft u meteen het adressenboek aangevuld (Zie Relaties, Werkadressen, Factuuradressen en Contacten in Stambestanden).

Het tweede gedeelte gaat over de calculatiemethode van de factuur en het kenmerken van de factuur zelf.

![](Handleiding%20Cafca%20Software%20Cloud%20-%20Verkoopfacturen/media/image19.png)

Prijscalculatie	Deze functie biedt alles om een prijsbepaling te doen zoals u graag wil doen en is in elk ander document ook aanwezig. U kan het standaardiseren in Instellingen, Bedrijf, \<Prijscalculatie> maar laten overheersen per Werkadres.
Algemene korting	Een percentage wordt op het factuurtotaal toegepast en zichtbaar in de afdruk getoond.
Betalingskorting	Een percentage korting als de klant binnen een bepaalde termijn zijn factuur betaalt. De voorwaarde en het voordeel voor de klant wordt informatief getoond. Het BTW bedrag wordt meteen herberekend op basis van de oorspronkelijk maatstaf van heffing minus het kortingsbedrag, wat volgens de btw-regels is.
Verkoopprijs artikelen	Er zijn 3 mogelijkheden om de verkoopprijs van artikelen in de factuur te bepalen: 1. Brutoprijs() van het artikel én lijnkorting. 2. Aankoopprijs van het artikel + toeslag per artikeltype (Materiaal, Arbeid, Materieel en Onderaanneming). 3. Verkoopprijs 1, 2 of 3 van het artikel én lijnkorting. () voor zover er een brutoprijs bestaat: in elementen en materialen wel, in Arbeid-, Materieel- en Onderaannemingsartikelen is er geen brutoprijs en wordt de verkoopprijs 1 gehanteerd. De korting is per factuurlijn (percentage en bedrag wordt in de afdruk getoond. De eenheidsprijs is zonder de korting en het lijntotaal in met de korting.
Verkoopprijs per km of uur.	Niet van toepassing

Toepassen	Hiermee past u de (gewijzigde) calculatiemethode toe op bestaande factuurlijnen en nieuwe lijnen. Indien u niet "toepast", zullen enkel de nieuwe lijnen deze methode toepassen.
Statistieken	Dit gedeelte is van minder belang, tenzij: - Er meerdere verkoopdagboeken zijn. U wil facturen van een andere bedrijfsactiviteit apart factureren bijvoorbeeld of er is nog een andere vennootschap waarvoor facturen moeten gemaakt worden. Een verkoopdagboek kan u niet zelf beheren. Hiervoor dient u sales@cafca.be te contacteren om een licentie hiervoor te bevragen. - Om facturen aan een afdeling, ploeg, firma, activiteit en sub-activiteit wil koppelen om zelf uw statistieken te kunnen maken. Deze keuzelijstjes beheert u zelf in Instellingen (hoofdmenu), stambestanden.
Status	Kenmerken van de factuur. Zie afbeelding hieronder.
Validatie	Hier wordt standaard "Offerte" ingevuld. U kan dit overheersen met een andere keuze, bijvoorbeeld als de factuur een regieprijsproject is, zou "Regie" beter zijn. De validatie volgt ook het project als de factuur goedgekeurd wordt. U kan deze tabel niet beheren in Instellingen, Hulptabellen, omdat aan de hand van een validatie bepaalde vaste keuzes worden gemaakt.
Status	Hoe kan u in één woord uw factuur kenmerken om in de factuurtabel direct de status of toestand van de factuur te weten? De voorbeelden zijn op zich al relevant. Zelf te beheren in Instellingen, Hulptabellen, Factuurstatus.
Meer	Nog meer kenmerken, vinkje wordt aangezet indien: - Afgedrukt (na versturen naar printer) - Verzonden (na verzenden per mail) - Actief: wordt getoond in de factuurtabel. - Betaald (zelf aanvinken of automatisch via Codabox) - Afgewerkt (zelf te vinken voor eigen gebruik/interpretatie, bijvoorbeeld "Factuur is klaar") - Statistieken: nvt - Aanmanen: uitvinken indien er niet moet gemaand indien betaaltermijn niet wordt gevolgd. - Doorgeboekt: nvt - Geblokkeerd: de factuur kan niet meer gewijzigd worden. - Synchronisatie naar Cafca backoffice: voeg de factuur toe in uw Cafca Windows versie. Toevoegen gebeurt met de sync module.
Meer info
Einde der werken	Voor vermelding op de factuur ingeval van een project
Gestructureerde mededeling	Druk op het rekenmachientje om er één in te vullen. Vink "steeds automatisch invullen" aan als dit elke factuur moet ingevuld worden. Aan de hand van de gestructureerde mededeling en het importeren van Codabox-bestanden kunnen facturen automatisch afgepunt worden.
Voorschotfactuur	Aanvinken indien het geval is (zie facturenplan in Projecten om een voorschot te verrekenen met een eindfactuur).
Meer	- Omzetrekening: kies een 7 rekening die overeenstemt met het boekhoudplan (vraag aan boekhouder). Zo schept u de mogelijkheid om later via UBL facturen automatisch te importeren en te boeken in het boekhoudsysteem. U kan omzetrekeningen beheren in Instellingen, Hulpbestanden. - Omschrijving voor boekhouding: nvt - Tekstregel onderaan 1 en 2: een mededeling voor onderaan de factuurafdruk, maar speciaal aan te vragen om het mee op te nemen in de lay-out (support@cafcasoftware.be).
Controles	BTW-attest 6 % ontvangen: voor de periode dat het verplicht was om een door de klant ondertekende verklaring bij te houden.
Opmerking	Vrij veld om interne memo's te noteren. = tijdsstempel vóór elke memo.

Ga naar factuurlijnen	Sluit dit scherm af en open het scherm van factuurlijnen om inhoud te creëren.

Tab \<Factuurlijnen>

Hier geeft u inhoud aan een factuur, die zeker gestructureerd kan zijn omdat factuurlijnen een combinatie zijn van hoofdstukken, artikelen en tekstlijnen. Het stuk dat de klant het meest interesseert na de eindprijs 😊.

In Stambestanden kan u een bibliotheek samenstellen die hoofdzakelijk uit Materiaal, Arbeid en Elementen bestaat. Daarnaast is er ook de mogelijkheid om een winkelmandje van aardig wat gekoppelde groothandels te importeren als factuurlijnen.

Maar we gaan starten alsof er geen bibliotheek of koppeling groothandel bestaat, ook om de factuurlijn goed te begrijpen.

En... als een factuur maken lukt, dan een verkoopofferte of een werkbon (voorheen DigaBon) zeker, want het verschilt nauwelijks.

Aan de slag!

De eerste stap is het inrichten van de tabel, wat we u al geleerd hebben in pagina 3 van deze handleiding.

Zorg ervoor dat de factuurlijnen tabel deze kolommen op deze posities bevat:

Het is nu belangrijk dat u elke kolom goed begrijpt om het beste resultaat (in- en extern) uit de facturen te halen.

Als beginner zal u waarschijnlijk de fout maken om in de zoekvelden onder de kolom-naam (header) iets in te tikken met het idee dat je een lijn toevoegt.

1 regel: Druk op de groene + knop om een nieuwe lijn toe te voegen!

Artikelnummer	Wordt automatisch ingevuld wanneer u een artikel uit de bibliotheek of webshop selecteert. U kan dit niet invullen voor een manuele factuurlijn, omdat dit veld is voorzien om te zoeken naar artikelen door het intikken van een (gedeeltelijke) nummer. Hierover later meer.
Titel	Als de lijn een hoofdstuk moet worden, zet hier dan een vinkje. Vervolgens volstaat het om de Omschrijving in te vullen. Door een lijn het kenmerk 'titel' te geven, kan in de afdruk een subtotaal van de titel berekend worden. Zo hoeft u geen lijntotaal per artikel bekend te maken. De keuze van een factuur afdrukken, maakt u in het scherm met het afdrukvoorbeeld (linkerkant). Er zijn verschillende manieren om een factuur te tonen. Erg speciaal!
Tekst	Als de factuurlijn een tekstueel onderdeel van de factuur is, geen factuurlijn met een prijs e.d.. Deze tekst wordt dan over de volledige breedte van de pagina verspreid.
Artikeltype Kostensoort	Definieert het artikel als factuurlijn: een element, een enkelvoudige artikel zoals Materiaal, Arbeid, Materieel of Onderaanneming? Manueel indien het een tekst- of titel-lijn is OF indien het artikel van een webshop komt. Indien het wat moeilijk lijkt in het begin, laat de software zijn gang gaan. Het is niet zo erg belangrijk in uw eerste factuurstadium.
Artikelnummer	Wordt automatisch ingevuld indien u een artikel uit de bibliotheek plukt. U kan hier ook een zoekactie starten om een artikel te selecteren.
Omschrijving	Een beschrijving van de factuurlijn in één regel.
Omschrijving +	Een uitgebreide omschrijving. Klik op de puntjes aan de rechterkant van het veld om een vak te openen en gemakkelijk uw tekst te verwerken. Bewaren hoeft niet, gewoon wegklikken of afkruisen.
Hoeveelheid
Aankoopprijs	Per eenheid
Verkoopprijs	Per eenheid. Indien u in de tab \<Info> (zie vorige pagina's) een algemene korting heeft ingevuld, wordt die in de verkoopprijs per eenheid verrekend. Idem voor de lijnkorting.
Korting	Lijnkorting
Aankoopprijs totaal
Totaal eBTW	Lijntotaal verkoop met korting verrekend (algemene en lijnkorting) exclusief BTW.
Bladsprong	Deze factuurlijn begint op een nieuwe pagina.
Volgnummer	De interne volgnummering van de factuurlijn. Deze kolom is verplicht om lijnen tussen te voegen (Dit kan met R-muistoets).
Opmerking	Een interne notitie.

Afdruk factuur

Afdrukken of e-mailen kan vanaf een geopende factuur of in de facturentabel.

Factuurtabel
factuurlijnentabel

Er wordt steeds een afdrukvoorbeeld getoond. De inhoud is op basis van factuurlijnen zoals in de vorige pagina wordt getoond.

Verkoopfactuur	De factuurvoorbeeld na "afdrukken"
Factuur	Reset van het afdrukvoorbeeld
Factuur document groepering	n.v.t.
BTW attest 6%	Om alsnog een btw-attest te kunnen afdrukken.
Handtekening klant	U kan het attest hier laten ondertekenen
Begeleidend sjabloon	Maak zelf een vaste e-mailtekst die uw factuur in pdf begeleidt. U kan deze tekst personaliseren door de invoegvelden, zie de linkerkant, te gebruiken. De betekenis van elk invoegveld kan u afleiden uit de naamgeving.
Aanmaning sjabloon	Een begeleidende gepersonaliseerde (met de invoegvelden aan de linkerkant) tekst om de factuur ter herinneren.
\<Geen vinkje> Enkel titeltotalen Enkel titeltotalen zonder hvh en EH Enkel titeltotalen zonder posten Vorige versie	Als er niets is aangevinkt, is het een standaard afdrukversie. Enkel de factuurlijnen aangevinkt als titel met een totaal van onderliggende lijnen. De onderliggende lijnen worden zonder bedrag getoond. Enkel de factuurlijnen aangevinkt als titel met een totaal van onderliggende lijnen. De onderliggende lijnen worden zonder bedrag, hoeveelheid en eenheid getoond. Enkel de factuurlijnen aangevinkt als titel met een bedrag. De onderliggende gewone offertelijnen worden niet getoond. Van afdruk als die bestaat

Manipulatie van factuurlijnen

Met de r-muistoets kan u factuurlijnen naar lijn erboven of eronder, naar bovenste of onderste lijn, tussenvoegen, knippen, kopiëren en plakken.

Gebruik van artikelen in factuurlijnen

Indien u facturen maakt met artikelinformatie, zal goed opgestelde bibliotheek van Materiaal (prijslijsten), Arbeid en Elementen van pas komen. Hoe dit aan te pakken, zie de handleiding achter de knop van elke onderdeel.

De bibliotheek bevat ook nog andere onderdelen zoals een historie van alle manuele artikelen, de Cafca Master Catalog, Materieel (gereedschappen) en Onderaannemingsartikelen (zoals betonboringen).

Daarnaast is er "download winkelmandje" en "bloklijsten".

Factuurlijnen toevoegen m.b.v. de Bibliotheek.

Boven de factuurlijnentabel is er een knoppenrij.

Met de komt u in het bibliotheek zoekscherm terecht: Bestudeer dit scherm bij de eerste keer goed.

Dit scherm toont alle onderdelen van Cafca Cloud waarin artikelen zitten.

Materiaal, Arbeid, Materieel, Onderaanneming en Elementen die elk een apart onderdeel zijn onder Stambestanden en zelf op te bouwen. Zie hiervoor de handleidingen onder Kennis of in het onderdeel zelf onder .

Manueel zijn alle factuurlijnen die manueel zijn ingetikt of artikels afkomstig van webshops.

Voorraad zijn artikelen afkomstig uit de module Voorraad (voorheen DigaStock), waarvoor u ook een licentieabonnement moet hebben.

De Cafca Master Catalog vertegenwoordigt alle brutoprijslijsten van onze partners/groothandels en is een gigantisch volume aan materialen.

Tenslotte "Alles" wat overeenkomt met alle bovenvermelde onderdelen.

Cafca nv is nooit verantwoordelijk voor de inhoud en de correctheid van artikelgegevens in welk onderdeel dan ook.

De zoekdomeinen van een bibliotheek:

Klik eerst het onderdeel aan.

Prijslijst:	Indien het onderdeel = Cafca Master Catalog of Materialen, kan u eerst een prijslijst kiezen.
Groep:	Indien een prijslijst gekozen, kan een groep van die prijslijst gekozen worden.
Subgroep	Indien een groep gekozen, kan een subgroep van die groep gekozen worden.
Merk	Kies een merk of fabrikant uit een lijst en toon alle artikelen waarbij dit merk in de artikeldetail (fiche) is ingevuld.
Zoek op	Zoek op de woorden en nummers in de kolommen en toon het resultaat met fluo geel markering.
Enkel courant Toon de artikelen waarvan 'courant' in artikeldetail is	aangevinkt.
Koelmiddel	Idem.
Zoeken	Start de zoekactie en toon het resultaat in de tabel eronder.
Alles leegmaken	Maak alle zoekvelden leeg.

Met de groene pijl selecteren om een factuurlijn toe te voegen.

De i knop is om artikeldetail in één beeld te hebben.

De gebogen pijl om de artikelfiche te openen en eventueel te bewerken.

Eventueel de kolom verbreden om de 3 icoontjes te zien.

Enkele voorbeelden:

Onderdeel Materialen, Prijslijst DAIKIN, Groep DX-Split, Zoek op "Design".

Waarom ziet u afbeeldingen? Omdat het url adres van de afbeelding in de artikelfiche is ingevuld. Voor belangrijke artikelen waar afbeeldingen ontbreken is het de moeite waard dat u dit zelf invult door op zoek te gaan naar de juiste afbeelding op internet, vervolgens R-muisklik op die afbeelding en "adres van afbeelding kopiëren" kiest om te plakken in het veld URL afbeelding van de artikelfiche die u kan openen met de gebogen pijl.

Onderdeel "Elementen", Groep "Atag ketels"

Door een 5 tal vaste elementen, behorend bij een Atag ketelinstallatie, éénmalig te maken, zijn mijn facturen daarna snel en nauwkeurig gemaakt:

1x klik voor de keuze van de ketel en 5x voor de regeling, gastoevoer, rookafvoer, ...

Ziehier het resultaat ter aanvulling van het CV gedeelte van mijn factuur:

In dit geval is elke factuurlijn een element, dus samengesteld.

De ketel:

De regeling:

Een elementenbibliotheek maakt u in stambestanden, elementen. Zie de online handleiding bovenaan de elemententabel (of te openen in Kennis bovenaan de menubalk).

Factuurlijnen toevoegen m.b.v. Bloklijsten

Een Bloklijst is een verzameling van factuurlijnen die logischerwijs bij elkaar horen. In bovenstaand geval zou u de ketel met zijn 5 nevenelementen in één bloklijst kunnen steken, zodat u maar één keer op een bloklijst moet klikken om 6 factuurlijnen in één keer in de factuur toe te voegen.

Bloklijsten worden gemaakt in Stambestanden (menubalk), Bloklijsten.

Geef elke bloklijst een herkenbare omschrijving in de tab \<Algemeen> en voeg artikelen m.b.v. de bibliotheek toe in de tab \<Artikelen>.

Boven de factuurlijnen is een knop om de bloklijsten op te vragen en er één te selecteren.

De Omschrijving van de bloklijst en de inhoud van artikelen worden in één keer toegevoegd. De Omschrijving van de bloklijst als factuurlijn wordt meteen als titel gekenmerkt. U kan altijd die omschrijving veranderen.

Vergeet niet de juiste aantallen te gebruiken, want elke factuurlijn heeft standaard een hoeveelheid = 1.

Factuurlijnen toevoegen m.b.v. Download winkelmandje

Nog een mogelijkheid om factuurlijnen te creëren, is de webshop van uw groothandels als bibliotheek te gebruiken.

Zorg ervoor dat u in Stamgegevens (menubalk), Materialen, de groothandels waarmee u vaak werkt, de login-gegevens voor de webshop heeft ingevuld.

Download winkelmandje in de factuur

Kies een groothandel waarvan u de logingegevens heeft ingevuld.

Onderaan het scherm klikt u op webshop om het te openen. Als u de webshop al ergens anders heeft open staan, gaat u hiernaar toe.

Vul het winkelmandje met producten die in de factuur of het element van een factuurlijn moeten toegevoegd worden.

Klaar met "shoppen", keer terug naar het webshop-scherm van Cafca en klik op "mandje ophalen" om de inhoud van het winkelmandje over te halen.

Klik de producten aan die u nu wenst toe te voegen in de factuur en klik op "Importeren".

U ziet de onderste lijn een badkamerradiator zo van de webshop van de groothandel geplukt met bruto- en nettoprijs. Gezien het niet van de bibliotheek komt, is het lijntype "Manueel" maar de kostensoort is "Materiaal". Dit betekent dat het automatisch toegevoegd wordt in het onderdeel "Manuele artikelen" (vroeger "Manuele teksten") van de bibliotheek. Zo kan ik het product voortaan daar selecteren. Kostensoort = Materiaal betekent dat u de verkoopprijs kan herberekenen met Toeslag % op aankoopprijs.

Maar... u zou de radiator willen afscheiden van het Atag gedeelte in de factuur? Doe een rechtermuisklik op deze factuurlijn, kies "lijnmanipulaties" en "Voeg boven toe". U ziet een nieuwe lijn verschijnen waar u een Titelomschrijving kunt invullen (Titel aanvinken!) en bewaren. De lijn verspringt naar de juiste plaats.

Zo heeft u meteen kennis gemaakt van de mogelijkheden van de rechtermuisklik op een factuurlijn (kopiëren, knippen, plakken, verplaats naar bovenste lijn of onderste lijn, etc.).

[ ]

Andere functies voor factuurlijnen

Wijzig de selectie

n.v.t. Factuurlijnen kunnen nog niet in bulk gewijzigd worden.

Calculatiemethode

	Toevoegen van een factuurlijn m.b.v. een invulscherm.
	Kies een andere factuur om te verrekenen in deze factuur.
	Verwijderen van een (reeks) factuurlijn(en).
	Bewaren van een (reeks) factuurlijn(en). Alle niet bewaarde velden hebben een groene achtergrond.
	De browser verversen.

[ ]

Functies binnen de factuurtabel

(Naast elke factuur)

	Verwijder deze factuur
	Algemene info, kenmerken en calculatiemethode (zie pagina 6)
	Kopieer deze factuur. Dit wordt vaak gedaan om snel een nieuwe factuur te maken of de definitief goedgekeurde factuur samen te stellen. Zo is de basis correct voor de voorcalculatie, nacalculatie (via onderdeel Projectenoverzicht onder module Projecten, voorheen DigaProject), Materiaallijst of het doorboeken via Acties (zie verder).
	Open de tabel met factuurlijnen (zie pagina 12).
	Afdrukvoorbeeld van een materiaallijst. U kan de lijst onbewerkt mailen of printen, maar ook exporteren naar bijvoorbeeld Excel met bovenaan de lijst om te bewerken of te uploaden naar het winkelmandje van uw groothandel.
	Voorcalculatiescherm (zie voorgaande pagina)
	Actiecentrum van opvolgingen. Werkt simpel. Druk op de + knop en vul enkel iets in de kolom 'Opmerking' in en bewaar. Kolommen zoals Relatie Naam, Verkoopfactuur nr., Datums, etc. worden automatisch aangevuld. Wijzig de 'Datum opvolging' wanneer er opnieuw een actie nodig is. Zo ontstaat een historiek van acties m.b.t. deze factuur. (In de factuurtabel zelf is er ook een kolom 'Datum opvolging' maar levert geen historiek)
	Afdrukvoorbeeld en verzenden (zie pagina 15)

(Boven de facturen)

	Vul een zoekwoord in, bijvoorbeeld een klantnaam en druk op . De factuurtabel wordt gefilterd mét het zoekwoord in fluo geel gemarkeerd. Met een * worden alle factuurs getoond. vul opnieuw een zoekwoord in om in de reeds gefilterde tabel verder te zoeken.
	Filter de factuurtabel op een periode waarin de factuurdatum valt.
	Stel een vaste filter in op één of meer kenmerken. Bijvoorbeeld: de factuurtabel moet enkel de factuurs tonen waarbij actief is aangevinkt, dan vinkt u in dit scherm 'Actief' aan. Met (toon tabel) keert u terug naar de factuurtabel en ziet u meteen het resultaat. Indien u zo meerdere filters wenst, klik op en vul een naam voor dit sjabloon in en "OK". Zo kan u uit meerdere filters een keuze maken. Er is altijd een "laatst gekozen" filter indien u niet als nieuw sjabloon bewaart.
	Deze knop verschijnt als er een vaste filter actief is en zorgt tevens voor het afzetten van de filter.
	Hier worden acties vanuit een factuur gedaan: Kopie (van een geselecteerde factuur) Doorboeken naar Factuur: de algemene info en factuurlijnen worden naar een nieuwe factuur gekopieerd. Doorboeken naar Project: in het onderdeel Projectenoverzicht onder module Projecten (voorheen DigaProject) wordt een nieuw project toegevoegd. De factuur wordt aan dit nieuwe project gekoppeld. Zie de eerste "Meer" knop in de tab \<Algemene info> Doorboeken naar Werkbon: een scherm met alle artikelen uit factuurlijnen en elementen, ook opties en varianten. Vink aan wat u wenst door te zetten naar een nieuwe werkbon en druk op "+ Doorboeken". U kan meteen de werkbon (voorheen DigaBon) openen. De doorgeboekte artikelen worden in de factuurlijnen en elementen als "doorgeboekt" aangevinkt, zodat deze niet meer worden getoond wanneer de actie "Doorboeken naar werkbon" opnieuw wordt gebruikt. U kan desgewenst dit opnieuw uitvinken om ze opnieuw door te boeken (naar een Installatie bijvoorbeeld). Doorboeken naar Installatie: vink de artikelen aan die u wenst door te zetten naar de tab \<Componenten> van een nieuwe Installatie. Duid bovenaan ook aan welk type de nieuwe Installatie is. Indien u bepaalde artikelen niet ziet, dan zijn die reeds eerder doorgeboekt. U kan in de factuurlijnen of elementen "Doorgeboekt" uitvinken om opnieuw door te boeken. Doorboeken naar XML bestand. Hiermee kan u de factuur uitwisselen met een ander programma. Het is een vaste indeling, dus het ander programma moet hiermee compatibel worden gemaakt. Print selectie. Verzend of print in bulk de geselecteerde factuurs. Factuurlijnen. Toon alle factuurlijnen van alle factuurs onder elkaar in één tabel. Dit is handig als u een zoekactie wil doen over alle factuurlijnen. Opvolgingen. Toon alle opvolgingslijnen van alle factuurs onder elkaar. Zie pagina 26 "Actiecentrum van opvolgingen".
	Wijzig de selectie, maar is niet van toepassing.
	Voeg een nieuwe factuur toe.
	Verwijder een (selectie van) factuur(s).
	Bewaar wat in de factuurtabel is gewijzigd.
	Ververs de pagina.

U kan de kolom 'Betaald' aanvinken als de factuur netjes betaald is. De factuur zal groen kleuren indien u bewaart. En niet vervallen en onbetaalde factuur kleurt oranje.
Indien niet volledig betaald werd, klikt u op de knop 'betalingen' naast de factuur. Hier voegt u het bedrag toe met de + knop en het invullen in de kolom 'Bedrag'. Alle bedragen worden samengeteld en getoond in de kolom 'reeds betaald' van de facturentabel.
De knop 'Opvolgingen' opent een tabel waarin u acties in verband met de factuur, kunt noteren.

De knop 'Installatie' (Onderhoud) opent de Installatie die werd geselecteerd in de tab \<Algemene Info> van de factuur.
De knop 'Toon alle facturen van dit werkadres' bundelt en toont alle facturen met hetzelfde werkadres als deze factuur. Keer met het pijltje-naar-links van uw browser terug.
De knop 'toon alle Werkbonnen (voorheen DigaBonnen) van dit werkadres' bundelt en toont alle werkbonnen met hetzelfde werkadres. Keer met het pijltje-naar-links van uw browser terug.
De knop 'e-mail' verstuurt de factuur.pdf direct naar de klant (samen met het begeleidend e-mailsjabloon).
De knop 'Exporteer als PDF' bewaart de factuur.pdf in 'Downloads' van uw verkenner.
De knop 'Exporteer als UBL' bewaart de factuur.xml volgens de UBL standaard in 'Downloads' van uw verkenner. Dit is nuttig als uw klant dit formaat vereist. Dan kan hij die factuur meteen importeren in zijn boekhoudprogramma. Verstuur ook altijd de pdf of de leesbare versie mee.

	Vul een zoekwoord in, bijvoorbeeld een klantnaam en druk op . De factuurtabel wordt gefilterd mét het zoekwoord in fluo geel gemarkeerd. Met een * worden alle facturen getoond. vul opnieuw een zoekwoord in om in de reeds gefilterde tabel verder te zoeken.
	Filter de factuurtabel op een periode waarin de factuurdatum valt.
	Stel een vaste filter in op één of meer kenmerken. Bijvoorbeeld: de factuurtabel moet enkel de factuurs tonen waarbij actief is aangevinkt, dan vinkt u in dit scherm 'Actief' aan. Met (toon tabel) keert u terug naar de factuurtabel en ziet u meteen het resultaat. Indien u zo meerdere filters wenst, klik op en vul een naam voor dit sjabloon in en "OK". Zo kan u uit meerdere filters een keuze maken. Er is altijd een "laatst gekozen" filter indien u niet als nieuw sjabloon bewaart.
	Deze knop verschijnt als er een vaste filter actief is en zorgt tevens voor het afzetten van de filter.
	Hier worden acties vanuit een factuur gedaan: Kopie (van een geselecteerde factuur) Doorboeken naar Creditnota: de algemene info en factuurlijnen worden naar een nieuwe creditnota gekopieerd. Print selectie. Verzend of print in bulk de geselecteerde facturen. Opladen naar Yuki: indien je een Yuki abonnement hebt, kan je de geselecteerde facturen naar je account gestuurd worden. Vooraleer je dat voor de eerste keer doet, ga eerst naar Instellingen, Bedrijf, tab \<Allerlei> (zie Instellingen in de hoofdmenubalk). Billit Indien je een Billit abonnement hebt, kan je 3 onderdelen ervan gebruiken (zie hieronder). Vooraleer je dat voor de eerste keer doet, ga eerst naar Instellingen, Bedrijf, tab \<Allerlei> (zie Instellingen in de hoofdmenubalk). - Opladen naar Billit: verzend de geselecteerde facturen naar uw account. - Sync Billit betalingsstatus: synchroniseer de betalingen in Billit met die in Cafca Software. - Verzend via Peppol: verzend de geselecteerde factuur naar uw account en verstuur tegelijkertijd naar de klant via het Peppol netwerk. Codabox Dit is een systeem om uw bankafschriften te downloaden. Vooraleer je dat voor de eerste keer doet, ga eerst naar Instellingen, Bedrijf, tab \<Allerlei> (zie Instellingen in de hoofdmenubalk). - Downloaden en betalingen uitvoeren: de uittreksels worden gedownload en gestructureerde mededeling van de binnenkomende betalingen (de credits) worden vergeleken met de structurele mededelingen van uw facturen. Indien dit overeenstemt, wordt het bedrag ingevuld in 'Betalingen' van de factuur en als 'betaald' aangevinkt wanneer er geen openstaand saldo meer is. Dus het is belangrijk dat je in de tab \<Algemene info> van de eerstvolgende factuur een gestructureerde mededeling berekent en aanvinkt. - Redownload: doe de actie opnieuw. E-mail boekhouding Hiermee kan je een reeks facturen (op het einde van de maand) in één keer versturen naar een vast e-mailadres waar de boekhoudverwerking gebeurt. Vooraleer je dat voor de eerste keer doet, ga eerst naar Instellingen, Bedrijf, tab \<Allerlei> (zie Instellingen in de hoofdmenubalk). Overleg eerst met iemand van je boekhoudkantoor of systeem wat je precies moet invullen en kiezen. Je kan ook elke factuur die je naar de klant verzendt, meteen naar het vast e-mailadres sturen. Zie onderaan de tab \<e-mail> van het afdrukvoorbeeld. Refresh openstaand bedrag op betaalde factuur. Handig om de openstaande saldi over alle facturen te herberekenen. Na een coda actie of invullen van betalingen. Aanmaning versturen per e-mail. Het in reeks versturen van aanmaningen volgens het aanmaningssjabloon. Factuurlijnen. Toon alle factuurlijnen van alle facturen onder elkaar in één tabel. Dit is handig als u een zoekactie wil doen over alle factuurlijnen. Opvolgingen. Toon alle opvolgingslijnen van alle facturen onder elkaar.
	In bulk wijzigen van factuurkenmerken.Als u bijvoorbeeld een reeks facturen van datum wil wzijigen: selecteer de facturen, klik op het icoon en kies Datum, Datum start.
	Voeg een nieuwe factuur toe.
	Verwijder een nieuwe creditnota toe.
	Bewaar wat in de factuurtabel is gewijzigd.
	Ververs de pagina.