VEKA

CAFCA voorziet om het reinigings- en verbrandingsattest vanaf september 2023 digitaal naar VEKA te versturen, waardoor dit niet meer via de VEKA website moet gebeuren.

Dit zal een aanzienlijke tijdsbesparing zijn, maar het is gebonden aan enkele belangrijke regels.

Daarom, neem onderstaande goed door en zorg dat u het begrijpt en de nodige acties ter voorbereiding doet.

Zo moet het adres van de installatie overeenkomen met het adres zoals dat in het register van de Vlaamse Overheid bekend is en moeten een aantal velden in het attest correct ingevuld zijn.

Met het afstemmen van werkadres van de installatie met de Vlaamse Overheidsregister gaat Cafca u helpen. We hebben hiervoor veel ontwikkeling moeten doen.

Belangrijk: U kan enkel attesten in Cafca gebruiken, als u de module Service heeft. Deze module kost 50 € per maand en kan eenvoudig besteld worden, via mail aan sales@cafca.be, waarna onze technische dienst deze module activeert (meestal dezelfde werkdag).

1. Het Werkadres

Samengevat is het Werkadres in de Werkbon cruciaal.

Want het Werkadres in het reinigings- en verbrandingsattest (CC2) - vanaf nu "het Attest" genoemd - neemt het Werkadres van de Werkbon over (Het Attest kan enkel bestaan in combinatie met een Werkbon). Voor een ingebruikname kan het CCEX Keuringsrapport gekozen worden, onderstaande stappen zijn voor dit attest eveneens van toepassing.

Een Werkbon, Werkadres en het Attest?

Als u in een Werkbon een Installatie selecteert, wordt het Werkadres van de Installatie overgenomen. Als u geen Installatie selecteert, kan u een Relatie, vervolgens Werkadres kiezen of alles nieuw invullen. In het onderdeel Attest van de Werkbon wordt het Attest met de + toegevoegd. Kies het eerste, namelijk Reiniging (CC2).

Als u in het onderdeel Attesten van de Installatie het Attest als heeft toegevoegd en als "standaard" aangevinkt, wordt het attest automatisch aan het onderdeel attest van de Werkbon toegevoegd.

Het Werkadres moet bij de Vlaamse Overheid gekend zijn.

De Vlaamse overheid kan een adres tot 2 niveau^l s of Identificaties (IJs) onderverdelen: Adres IDI Gebouw ID en Gebouw Eenheid ID.

VEKA vereist op het Attest minimaal het Adres ID, maar als beschikbaar ook de Gebouw ID en Gebouw Eenheid ID.

Cafca heeft 3 mogelijkheden voorzien om het Werkadres overeen te stemmen met een Adres ID, bij uitbreiding met Gebouw ID en Gebouw Eenheid ID:

per Werkadres in Relatie, Installatie of Werkbon.
door alle Werkadressen in éen actie tegelijkertijd af te stemmen.
door een Console App.

1.1 Per Werkadres in Relatie, Installatie of Werkbon.

Onderaan het Werkadres is een VEKA knop die oranje kleurt ingeval het adres niet VEKA conform is.

Druk op de VEKA knop om het Werkadres overeen te laten stemmen met een VEKA Adres ID. Dit scherm opent zich.

Eerst zie je de adresgegevens zoals ze in het Werkadres zijn ingevuld.

Staat alles in het juiste velden? Dus geen busnummer gecombineerd met de huisnummer in het huisnummerveld, postcode zeker ingevuld, etc.)

Druk vervolgens op "Zoek dit adres bij VEI<A

Een vereiste is dat het adres moet gevonden zijn. Indien niet, verbeter de adresgegevens erboven tot het adres gevonden is of neem een ander huisnummer dat wel gevonden wordt. Zo kan u op de kaart toch het juiste gebouw in de buurt aanduiden waardoor het corresponderende adres verschijnt.

De minimale insteek is er: het Adres ID.

Duid op de kaart het gebouw aan om de Gebouw ID toe te voegen en gebruik de keuzelijst om de wooneenheid of de Gebouw Eenheid ID aan te vullen

Klik op "Bewaren".

Sluit het scherm met "Afsluiten" en keer terug naar het (verbeterd) Werkadres.

1.2 Werkadressen in bulk afstemmen met VEKA

1.2.1 Werkadressen in Stambestanden

Ga naar Stambestanden, Werkadressen.

Selecteer alle Werkadressen die u wil met VEKA afstemmen.

Open via Acties de functie "Werkadressen afstemmen met VEI<A^II Alle werkadressen worden nu gecontroleerd of ze VEKA conform zijn.

2f Acties . Wijzig de selectie
Locatie

In de kolom "Naam" worden de VEKA conforme Werkadressen groen gekleurd en de nog te bewerken Werkadressen oranje.

Open een oranje werkadres en doe wat in voorgaand hoofdstuk 1.1 beschreven staat.

De reden waarom de afstemming niet gelukt is, kan je lezen als je het werkadres selecteert. Nadien wordt het kader rond de oranje naam in rode stippellijn gemerkt.

1.2.2 Werkadressen in Installaties

Maak een multi-select van werkadressen die u wil afstemmen met VEKA.

Open via Acties de functie "Werkadressen afstemmen met VEI<A^II

Alle geselecteerde werkadressen worden nu gecontroleerd of ze VEKA conform zijn.

In de kolom "Nummer" worden de VEKA conforme Werkadressen groen gekleurd en de nog te bewerken Werkadressen oranje.

Open een oranje Installatie en doe wat in voorgaand hoofdstuk 1.1 beschreven staat.

De reden waarom de afstemming niet gelukt is, kan je lezen alsje het Nummer selecteert. Nadien wordt het kader rond de oranje nummer in rode stippellijn gemerkt.

1.3 Uw Werkadressen worden door Cafca zelf afgestemd

De technische dienst van Cafca heeft voor u alle Werkadressen die in de Reinigings- en verbrandingsattesten werden gebruikt, reeds met VEKA afgestemd.

Werkadressen waarbij er geen overeenstemming is, zijn op dezelfde manier zichtbaar gemaakt met de oranje kleur in de kolom "Onderhoudsnummer".

2. Opladen attesten bij VEKA

Het gaat hier over Reiniging (CC2) attesten gedateerd vanaf 01.09.20323.

(het Attest dat gebruikt wordt voor indienststelling of onderhoud van een CV installatie)

Ga naar Service, Installaties, Attesten.

U kan in bulk attesten bij VEKA opladen door eerst de attesten te selecteren en dan via acties de functie "Opladen VEKA" te starten.

Wat dient u eerst te controleren voor het welslagen van deze actie? Het attest moet de erkenningsnummer (GV) van de technieker, brandstof, type ketel, condenserend, nietcondenserend ingevuld zijn en de begeleidende Werkbon moet een VEKA conform Werkadres hebben (zie vorig hoofdstuk uitgebreid relaas hierover).

Geregistreerde attesten (opladen gelukt) worden gekenmerkt door een roze kleur in de kolom Onderhoudsnummer. Er is ook een kolom "Is geregistreerd" en "Registratiedatum^ll (deze kolommen zijn zelf te bewerken wanneer u een attest manueel op de VEKA website hebt geregistreerd).

Fouten tijdens het opladen worden direct getoond, ook nadien door de muis over het oranje gekleurde Onderhoudsnummer te vegen.

Wat met attesten gedateerd vanaf 01.01.2023 tot en met 31.08.2023?

Het Werkadres hoeft blijkbaar niet VEKA conform te zijn (dus voorzien Adres-, Gebouw- en Gebouw Eenheid

De straatnaam/huisnummer/busnummer/postcode/gemeente van het Werkadres zijn wel verplicht. De API voor retroactief opladen is bij VEKA nog in ontwikkeling en niet mogelijk dusver.